Hướng dẫn thanh toán tại Hưng Phát Container

Để đảm bảo quá trình thanh toán dịch vụ cho thuê cont diễn ra nhanh chóng, thuận lợi cho khách hàng, chúng tôi áp dụng quy trình hướng dẫn thanh toán các bước bao gồm:

Báo giá

Chuyên viên tư vấn cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ của Hưng Phát Container dựa trên bảng báo giá của nhân viên kinh doanh cho khách hàng. Trường hợp container chưa được duyệt giá, phòng kinh doanh phải xin chỉ đạo của cấp trên trước khi báo cho khách hàng.

Lập phiếu thông tin khách hàng

 Sau khi khách hàng đồng ý giá, sản phẩm, nhân viên kinh doanh lập phiếu thông tin khách hàng, ký nháy, phòng kinh doanh ký xác nhận. Thông tin khách hàn phải có đầy đủ các thông tin: Họ và tên, địa chỉ, điện thoại di động của người đại diện ký hợp đồng và chủng loại, số lượng, giá bán, các chi phí phát sinh khác (nếu có). Mọi yêu cầu khác của khách hàng, phòng kinh doanh  phải xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám Đốc công ty  trước khi làm việc với khách hàng.

Làm hợp đồng:

Khi khách hàng muốn làm hợp đồng, nhân viên kinh doanh  chuyển phiếu thông tin khách hàng cho phòng kinh doanh để làm hợp đồng cho khách theo mẫu quy định của Công ty. Sau đó chuyển hợp đồng cho Ban Giám Đốc công ty ký hợp đồng. Sau đó Nhân Viên Kinh Doanh chuyển hợp đồng cho khách hàng ký. (Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý như nhau)

Thanh toán đợt 1

Sau khi khách hàng đồng ý thuê cont, để xác minh khách hàng muốn thuê cont  Nhân viên Kinh Doanh hướng dẫn khách hàng làm thủ tục đóng tiền cọc đợt 1. Phòng kế toán căn cứ trên phiếu thông tin khách hàng, làm thủ tục thu tiền cho khách.

Theo dõi đơn hàng trong quá trình sản xuất:

Nhân viên kinh doanh phải thường xuyên phối hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra theo dõi tiến độ, chất lượng trong quá trình sản xuất cont theo đúng yêu cầu của khách hàng.

Nghiệm thu trước khi xuất xưởng:

Sau khi sản xuất xong, phòng kỹ thuật làm biên bản nghiệm thu chuyển cho phòng kế toán để làm lệnh giao cont cho khách. Trong quá trình làm nghiệm thu, nhân viên kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ cont theo đúng yêu cầu của khách hàng, đảm báo cont trước khi giao cho khách luôn đạt chất lượng cao.

Giao cont cho khách:

Nhân viên kinh doanh  làm biên bản yêu cầu giao hàng gửi cho phòng kế toán để làm lênh cấp cont cho khách. Sau khi đầy đủ hồ sơ phòng kế toán làm lệnh cấp cont trình Ban Giám Đốc công ty  duyệt giao cont cho khách.

Thu tiền thuê định kỳ:

Đến thời hạn thanh toán, NVKD chủ động thông báo cho khách để khách hàng chuyển khoản tiền thuê, hoặc thu tiền mặt nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.

Thanh lý hợp đồng:

Khi hết hạn hợp đồng, nhân viên kinh doanh báo cho khách hàng để thu hồi cont về. Kế toán tính thời gian thuê cho khách hàng. Kế toán làm bảng quyết toán gửi cho khách hàng xác nhận để thanh lý hợp đồng và trả lại tiền cọc cho khách.

Lưu hồ sơ:

Sau khi thanh lý Phòng kinh doanh, phòng kế toán hoàn tất và lưu hồ sơ theo quy